Ghi biên bản cuộc họp là việc ghi lại những nội dung đã được trình bày và thống nhất trong cuộc họp. Để ghi biên bản hiệu quả, bạn cần sẵn sàng sổ ghi chép và các dụng cụ cần thiết, tập trung vào nội dung cuộc họp, sử dụng các ký hiệu để phân biệt các nội dung khác nhau, nhận xét về các ý kiến hoặc đề xuất nhưng không ghi chép bằng chữ cái và chú ý đến các điều thống nhất hoặc quyết định được thống nhất. Hãy lưu trữ biên bản một cách an toàn và dễ dàng tìm thấy sau khi kết thúc cuộc họp. Bạn có thể lưu trữ trên máy tính hoặc trên mạng lưới, hoặc in ra và lưu trữ trong tủ sổ. Nếu cần thiết, hãy có một bản sao dự phòng để đảm bảo rằng bạn có thể truy cập vào biên bản bất cứ lúc nào. Dưới đây là bài viết Kinh nghiệm ghi biên bản cuộc họp, mời các bạn tham khảo chi tiết nội dung sau đây:
Thế nào là biên bản cuộc họp?
Biên bản họp là một văn bản ghi lại những gì đã diễn ra trong cuộc họp nội bộ hoặc giữa các cơ quan, tổ chức, đoàn thể và doanh nghiệp. Nó bao gồm nhiều thông tin và ý kiến khác nhau từ người tham gia và sau khi họp kết thúc, tất cả người tham dự sẽ ký xác nhận về các điều thống nhất hay trình bày trong họp. Mỗi cuộc họp ít nhất cần có một thư ký để kiểm tra danh sách người tham gia và người vắng mặt và ghi chép lại toàn bộ thông tin và diễn biến trong cuộc họp.
Vai trò của biên bản trong cuộc họp
Biên bản là một văn bản ghi lại những sự việc đã và đang diễn ra trong cuộc họp. Nó không có hiệu lực pháp lý nhưng có thể chứng minh rằng các sự việc đó đã diễn ra. Biên bản cung cấp nguồn thông tin cho người đọc và xem lại các yêu cầu, ý kiến và đóng góp đã được ghi lại trong cuộc họp. Khi người tham dự ký tên vào biên bản, họ xác nhận việc thực hiện các cam kết trong họp. Biên bản cũng giúp cho người có liên quan trước khi bắt đầu cuộc họp tiếp theo có nội dung để theo dõi và kiểm tra tính chính xác của công việc cần thực hiện.
Yêu cầu cần có trong biên bản một cuộc họp
Thông thường, biên bản cuộc họp cần bao gồm các thông tin sau:
- Thời gian và địa điểm diễn ra cuộc họp.
- Danh sách người tham dự và người vắng mặt.
- Mục đích của cuộc họp.
- Các vấn đề được bàn giao và các ý kiến được trình bày.
- Các quyết định và kế hoạch được thống nhất trong cuộc họp.
- Tên người ghi biên bản và người ký xác nhận biên bản.
Lưu ý: Để ghi chép cuộc họp, người ghi chép cần có tốc độ tốc ký nhanh và ghi chép đầy đủ thông tin. Có thể sử dụng sổ ghi chép hoặc máy tính để lưu lại nội dung. Nội dung ghi chép phải thể hiện đúng trọng tâm của cuộc họp và tránh ghi chép những điều không cần thiết.
Việc có biên bản cuộc họp giúp người tham dự có thể xem lại những gì đã được nói trong cuộc họp và giúp cho các bên liên quan có cơ sở để thực hiện các kế hoạch và quyết định đã được thống nhất.
Xem thêm:
Một số lưu ý trong quá trình ghi biên bản cuộc họp
Đây là một số lưu ý có thể giúp bạn trong quá trình ghi biên bản cuộc họp:
- Chuẩn bị trước: Hãy chuẩn bị một sổ ghi chép, máy tính hoặc bất kỳ công cụ ghi chép nào mà bạn thích trước khi bắt đầu cuộc họp.
- Ghi chép đầy đủ thông tin: Hãy ghi chép những điều quan trọng nhất trong cuộc họp, bao gồm các vấn đề được bàn giao, ý kiến được trình bày và quyết định được thống nhất.
- Dùng ngôn ngữ chính xác: Hãy sử dụng ngôn ngữ chính xác và tránh sử dụng ngôn ngữ không chính xác hoặc không rõ ràng trong quá trình ghi biên bản.
- Ghi chép cẩn thận: Hãy ghi chép một cách cẩn thận và chính xác, đảm bảo rằng nội dung ghi chép là chính xác và không bị sai sót.
- Ghi chép nhanh: Trong quá trình ghi biên bản, hãy cố gắng ghi chép nhanh và đầy đủ nhất có thể để không bỏ lỡ thông tin quan trọng.
- Tránh ghi chép những điều không cần thiết: Hãy tránh ghi chép những điều không cần thiết hoặc không liên quan đến cuộc họp, vì điều này có thể làm cho biên bản dài và khó đọc hơn.
- Sắp xếp lại nội dung: Sau khi kết thúc cuộc họp, hãy sắp xếp lại nội dung biên bản theo thứ tự và xóa bớt những điều không cần thiết để làm cho biên bản dễ đọc hơn.
- Xem xét việc sử dụng phần mềm ghi biên bản: Nếu bạn muốn ghi biên bản hiệu quả hơn và tiện lợi hơn, bạn có thể xem xét sử dụng các phần mềm ghi biên bản để hỗ trợ việc ghi chép và quản lý biên bản. Các phần mềm này có thể giúp bạn ghi chép nhanh hơn, sắp xếp lại nội dung dễ dàng hơn và có thể lưu trữ biên bản trên mạng lưới hoặc trên máy tính cá nhân của bạn.
- Ký tên vào biên bản: Khi kết thúc cuộc họp, hãy yêu cầu mọi người tham gia ký tên vào biên bản để xác nhận các cam kết được thống nhất trong cuộc họp. Điều này có thể giúp cho việc theo dõi và hoàn thành công việc được thực hiện hiệu quả hơn.
- Lưu trữ biên bản: Sau khi hoàn thành biên bản, hãy lưu trữ nó một cách an toàn và dễ dàng tìm thấy. Bạn có thể lưu trữ biên bản trên máy tính hoặc trên mạng lưới, hoặc có thể in ra và lưu trữ trong tủ sổ. Hãy chắc chắn rằng bạn có một bản sao dự phòng nếu cần thiết.
Trên đây là bài viết mà Luật sư Hưng Yên muốn chia sẻ gửi tới độc giả nội dung “kinh nghiệm ghi biên bản cuộc họp“, hy vọng bài viết này sẽ giúp các bạn có được kiến thức có ích trong việc ghi biên bản cuộc họp.